Acht do's en don'ts voor online meetings thuis

06-09-2020 Geschreven door Annemiek Smouter

Online vergaderingen zullen de komende tijd een belangrijk onderdeel van onze routine worden. Maar hoe organiseren we deze online meetings zonder te vervallen in chaos?

1. Zorg dat je op een stabiel softwareplatform of clouddienst zit

Iedere kent Skype voor thuisgebruik, maar dit is in de meeste gevallen te beperkt voor professionele activiteiten. Met Microsoft Teams (opvolger van het populaire Skype for Business) is het naast het houden van videogesprekken ook mogelijk om te chatten en bestanden te delen. Microsoft Teams zag de laatste maanden alleen al in China het aantal gebruikers vervijfvoudigen.

Cisco heeft met WebEx Teams een vergelijkbaar platform ontwikkeld. De WebEx app biedt een combinatie van team collaboration en videoconferencing. In WebEx Teams chat en werk je samen met je team aan documenten die je deelt, je bepaalt zelf wie waar bij kan en of deze personen alleen kunnen lezen of ook kunnen bewerken. Met WebEx Meetings start je eenvoudig een videocall en deel je je scherm of documenten.

Zelf ben ik ook enthousiast over Starleaf. Je kan iedereen gratis uitnodigen om deel te nemen en een onbeperkt aantal softclients gratis verspreiden. Dat betekent dat je met iedereen gratis point-to-point video calls kunt opzetten. Met één en dezelfde interface ongeacht het platform dat je gebruikt. Starleaf praat dus met Cisco Webex, Ms Teams, Skype, Zoom etc.

2. Zorg voor een stabiele internetverbinding

Technologie kan wel eens haperen. Niets zo vervelend als een verbinding die tijdens een boeiend gesprek plots wegvalt. Kies daarom zoveel mogelijk voor een vaste internetverbinding via kabel. Via Wifi en 4G heb je een minder stabiel netwerk, zeker wanneer je ook andere apps gebruikt of er tegelijkertijd andere huisgenoten op het netwerk zitten. Test voor deelname aan een meeting even je verbinding, video en geluid.

3. Kies voor een stille ruimte en mute je microfoon

Een thuiskantoor hoef je niet meteen te hebben, maar het is wel handig om thuis een ruimte in te richten waar je je even ongestoord kan terugtrekken. Helemaal als je met meerdere mensen thuis aan het werk bent. Elk storend geluid (of een binnenwandelende peuter) kan een meeting bemoeilijken. Zet je eigen microfoon op mute als je niet zelf aan het spreken bent.

4. Kies voor een goede belichting

Probeer niet met je rug naar een raam te zetten wanneer je deelneemt aan een online vergadering. Dan lijkt het alsof je door het tegenlicht volledig in het donker zit. Let erop dat lichtbronnen zoveel mogelijk achter de camera van je computer staan.

5. Audio heeft voorrang op video

Dankzij het videobeeld heb je een beter vergadergevoel, omdat je ook reacties van andere deelnemers kan zien. Maar het belangrijkste is dat je elkaar goed kan horen en verstaan. Gebruik daarom zoveel mogelijk een hoofdtelefoon met microfoon.

6. Online meetings hebben bij voorkeur ook een hoofdspreker of moderator

Online vergaderingen verlopen anders dan echte vergaderingen. Er is een andere dynamiek, en minder spraakzame deelnemers dreigen online minder betrokken te worden. Een gespreksleider kan dat verhelpen. Hij of zij gaat zelf niet te diep in op de inhoud van het gesprek maar zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en stimuleert de groepsdynamiek. Beschouw het als een gids voor het gesprek, die ook af en toe eens de vergadering durft te pauzeren. Ideaal om te controleren of iedereen nog mee is en of iemand met vragen zit.

7. Leg doelstellingen vast van de online meeting

Om duidelijkheid te scheppen is het goed om eerst de verwachtingen te bespreken van de virtuele vergadering. Die zijn vaak anders dan bij "echte" vergaderingen. Probeer ook enkele duidelijke richtlijnen af te spreken waardoor de gebruikerservaring voor iedereen zo optimaal mogelijk is. Een richtlijn kan bijvoorbeeld zijn dat iedereen de microfoon afzet wanneer die niet aan het woord is.

8. Neem de meeting eventueel op

Als niet iedereen aanwezig kan zijn tijdens een virtuele meeting of om later nog eens an te gaan wat er precies is gezegd, kun je een opname van het gesprek overwegen. Mits goedkeuring van de deelnemers kan die achteraf gedeeld worden. Sommige tools (zoals Microsoft Teams & Webex) bieden ook de mogelijkheid om alles meteen naar tekst om te zetten, waardoor je een volledige transcriptie krijgt. Weliswaar werkt deze spraakherkenning beter wanneer de meeting in het Engels verloopt.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van collaboration voor jouw organisatie? Download ons whitepaper Collaboration.

Gratis advies op maat

Direct gratis en persoonlijk advies hoe jij collaboration kunt inzetten? Laat het ons weten via één van de contactmogelijkheden!